„Du bist hier der Chef“ hat über Jahre hinweg Kontakte gesammelt – aber ohne zentrale Übersicht. Mit einer passenden Lösung wurden Daten gebündelt, Abläufe vereinfacht und Beziehungen gezielt weiterentwickelt.
Überblick
Du bist hier der Chef: Verbraucher*innen gestalten den Markt mit
“Du bist hier der Chef!“ ist eine unabhängige Verbraucherinitiative, die Konsument*innen eine aktive Rolle bei der Mitgestaltung fairer, nachhaltiger und transparenter Lebensmittel einräumt. Ziel ist es, gemeinsam mit Landwirt*innen, Hersteller*innen und Händler*innen verantwortungsbewusstes Konsumverhalten zu stärken und neue Maßstäbe für Qualität, Tierwohl und faire Vergütung zu setzen. Bereits über 45.000 Mitgestalter*innen zeigen: Verbraucher*innen können die Spielregeln verändern.
Die Herausforderung: Fehlende Übersicht und fragmentierte Kontakte
Im Laufe der Jahre sammelte das Team von „Du bist hier der Chef!“ zahlreiche wertvolle Kontakte – aus Gesprächen, Projekten, Veranstaltungen oder spontanen Ideen für Zusammenarbeit. Doch es fehlte der Überblick:
- Rund 8.000 Kontakte waren auf mehr als fünf Systeme verteilt (z. B. E-Mail-Programme, Social Media, Websiteformulare, Excel-Listen)
- Keine zentrale Übersicht über Kommunikationsverläufe, Interaktionen oder Projektstände
- Wichtige Beziehungen und Ideen lagen verstreut und waren schwer auffindbar
- Manuelle Prozesse wie das Heraussuchen von Informationen kosteten Zeit und Nerven
- Skalierung und strategische Zusammenarbeit wurden dadurch ausgebremst
Die fehlende Übersicht führte dazu, dass Potenziale im Netzwerk ungenutzt blieben – und der Wunsch nach einem digitalen Neustart immer lauter wurde.
Die Lösung: Zentrales System mit Salesforce Nonprofit Success Pack
Um wieder den Überblick über ihr wachsendes Netzwerk zu gewinnen, entschied sich „Du bist hier der Chef!“ für ein zentrales CRM-System auf Basis des Salesforce Nonprofit Success Pack (NPSP) – speziell entwickelt für die Bedürfnisse gemeinnütziger Organisationen. Die Entscheidung fiel aufgrund der Skalierbarkeit, vergünstigten Konditionen für gemeinnützige Initiativen und der großen Anpassungsfähigkeit des Systems.
Folgende Maßnahmen wurden umgesetzt:
- Zentrale Kontaktmigration aus mehr als fünf Quellen in ein gemeinsames System
- Pflege, Historie und Beziehungen zu Kontakten an einem Ort sichtbar gemacht
- Strukturierter Aufbau von Partnerschaften durch gezieltes Beziehungsmanagement
Salesforce wurde so angepasst, dass es den Ansatz der Initiative unterstützt. Der Prozess wurde so gestaltet, dass er echte Entlastung statt Belastung durch das Tool bietet.
Die Umsetzung: Ein partnerschaftlicher Prozess mit 4S Solutions
Von Beginn an war klar: Die neue Lösung muss zur Realität eines vernetzten, wachsenden Netzwerks passen – und zum kleinen, engagierten Team dahinter. Für die Umsetzung war es wichtig, gemeinsam ein CRM-Konzept zu entwickeln, das praxisnah ist und zu den vorhandenen Ressourcen passt. In enger Abstimmung haben wir Anforderungen konkretisiert, knapp 8.000 Kontakte strukturiert migriert und das System schrittweise eingeführt – mit Fokus auf Verständlichkeit und Alltagstauglichkeit.
Zu Beginn gab es viele Fragen: „Brauchen wir das wirklich?“, „Schaffen wir das?“ – durch einen partnerschaftlichen Prozess entstand ein CRM, das heute spürbar entlastet und echten Mehrwert schafft.
Die Ergebnisse: Spürbare Entlastung und mehr Wirkung im Alltag
Seit der Einführung von Salesforce profitiert „Du bist hier der Chef!“ von klaren Strukturen, besserer Übersicht und einem resilienteren Arbeitsalltag:
- Verbesserte Teamkommunikation: Wissen über Kontakte und Projekte ist nicht mehr auf einzelne Personen verteilt – Vertretungen funktionieren deutlich reibungsloser.
- Mehr Transparenz: Alle Informationen zu Partner*innen, Projekten und Kontakten sind gebündelt – Projektphasen, Absprachen und Zuständigkeiten lassen sich jederzeit nachvollziehen.
- Mentale Entlastung: Statt alles im Kopf zu behalten, liegt das Wissen nun im System – das spart Abstimmungen und stärkt die Organisation.
- Mehr Zeit für den Kernauftrag: Weniger Aufwand in der Datenpflege, mehr Fokus auf die Entwicklung fairer und nachhaltiger Produkte gemeinsam mit Verbraucher*innen.
Neue Partnerschaften entstehen heute gezielter, bestehende Beziehungen werden aktiver gepflegt – und das Team behält auch bei wachsender Komplexität den Überblick.
Fazit: Digitalisierung als gemeinsamer Lernprozess
Die Einführung von Salesforce war für „Du bist hier der Chef!“ mehr als nur ein Softwareprojekt – sie war ein echter Entwicklungsschritt hin zu mehr Struktur, Klarheit und Wirksamkeit. Die Geschichte zeigt, wie auch kleine Teams mit begrenzten Ressourcen digitale Lösungen erfolgreich für sich nutzbar machen können – wenn die Umsetzung zu ihrer Realität passt.
Tipps aus der Erfahrung:
- 📊 Datenaufbereitung nicht unterschätzen: Sie ist mühsam – aber die Grundlage für echten Mehrwert.
- 🤝 Ein fester Ansprechpartner hilft enorm: Gerade bei Rückfragen oder Unsicherheiten ist Kontinuität Gold wert.
- ⚡ Dem Projekt Zeit geben: Wer CRM nebenbei macht, verliert Zeit – besser mit Fokus umsetzen.
Du willst ähnliche Fortschritte machen?
Dann sprich uns an – wir begleiten dich auf deinem Weg zur digitalen, professionellen Organisation. Gemeinsam schaffen wir Strukturen, die zu deiner Arbeit passen.
