Mit 4S hat die Kinnings Foundation Salesforce eingeführt, um ihre Förderprozesse zu professionalisieren, die Kommunikation mit Stakeholdern zu zentralisieren und die Effizienz zu steigern.
Überblick
Kinnings Foundation: Inspiration, Befähigung und Verbindung für Ostdeutschland
Die Kinnings Foundation setzt sich für eine starke Zivilgesellschaft in Ostdeutschland ein. Sie unterstützt außergewöhnliche Persönlichkeiten, die Chancen für junge Menschen schaffen und die Zukunft mit mutigen Ideen und Zusammenarbeit positiv gestalten. Mit ihrem Step Change Förderprogramm stärkt sie gemeinnützige Organisationen, während die Kinnings Academy junge Menschen befähigt, ihre Führungskompetenz weiterzuentwickeln.
Der Ausgangspunkt: Professionalisierung für Skalierbarkeit
2021 startete die Kinnings Foundation ihre Förderprojekte in Thüringen. Anfangs war die Verwaltung mit einem Team von zwei Mitarbeitende gut zu bewältigen. Doch als das Team 2023 um zwei weitere Kolleginnen wuchs und immer mehr Interessent*innen und Kooperationspartner*innen hinzukamen, wurde klar: Die bestehenden Arbeitsweisen waren nicht skalierbar.
Kontaktdaten, Kommunikation und Aufgabenmanagement waren auf verschiedene Systeme verteilt und uneinheitlich strukturiert. Die Folge: ein erhöhter Koordinationsaufwand und mangelnde Transparenz. Ein zentrales CRM-System sollte Abhilfe schaffen, um alle Informationen zu bündeln, Prozesse zu vereinheitlichen und die Verwaltung der Förderprojekte effizienter zu gestalten.
Die Lösung: Salesforce für strukturierte Förderprozesse
Die Kinnings Foundation entschied sich für Salesforce als zentrales CRM-System. Der gesamte Förderprozess wurde definiert und in Salesforce abgebildet.
Die Lösung umfasste das Salesforce Nonprofit Success Pack (NPSP) in Kombination mit dem Outbound Funds Modul:
- Spezifische Objekte wie Förderanträge und Auszahlungen wurden konfiguriert, um den gesamten Prozess von der Antragstellung bis zur Mittelvergabe nachvollziehbar zu gestalten.
- Ein zentrales System für Kontaktmanagement wurde ermöglicht, das alle relevanten Informationen sowie die Kontakthistorie übersichtlich dokumentiert.
- Die Kampagnenfunktionalität von Salesforce wurde eingeführt, um die Programme der Kinnings-Akademie effizient zu verwalten und den Austausch mit Teilnehmenden zu vereinfachen.
Die Umsetzung: Erfolgreiche Implementierung durch enge Zusammenarbeit mit 4S
Kinnings Foundation wählte 4S Solutions als Umsetzungspartner, da 4S bereits erfolgreich Salesforce für andere gemeinnützige Organisationen implementiert hatten. Neven, selbst Leiter einer NGO, brachte technisches Know-how und tiefes Verständnis für den Stiftungssektor mit. Diese Kombination machte 4S Solutions zum idealen Partner.
Der Implementierungsprozess startete mit strukturierten Workshops, um Use Cases zu definieren und Anforderungen gezielt anzupassen. Besonders wichtig war die Datenmigration: Bestehende Informationen wurden aus verschiedenen Quellen konsolidiert und für den Import in Salesforce aufbereitet.
- Highlights der Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit war lösungsorientiert, flexibel und geprägt von strukturierter Anforderungsanalyse, praxisnaher Umsetzung und effektiver Unterstützung bei der Fokussierung auf das Projekt.
- Herausforderungen des Prozesses: Die parallele Umsetzung neben dem Tagesgeschäft und die Einführung neuer Arbeitsweisen machten eine klare Priorisierung und enge Abstimmung erforderlich.
Potenzielle Verbesserungen: Eine ergänzende Change-Management-Beratung und regelmäßige Schulungen für Administratorinnen und Anwenderinnen könnten die nachhaltige Nutzung des Systems weiter verbessern.
Die Ergebnisse: Mehr Effizienz und transparente Kommunikation
Durch die Einführung von Salesforce hat die Kinnings Foundation ihre Förderprojekte zentralisiert und übersichtlich abgebildet.
- Alle relevanten Daten, wie Status, Auszahlungen und Spendenbescheinigungen, sind nun für das gesamte Team sichtbar und reduziert den Kommunikations- und Abstimmungsaufwand.
- Der gesamte Förderprozess und die internen Abläufe werden durch das System vereinheitlicht und strukturiert.
- Mit der neuen Kinnings Academy 2024 wurde die gesamte Kommunikation mit 35-45 Teilnehmer*innen effizient über Salesforce abgewickelt. Status und E-Mail-Versand werden direkt über das System verwaltet.
Ausblick: Phase 2.0
In der nächsten Ausbaustufe arbeitet Kinnings Foundation gerade an ihre “Salesforce 2.0”:
- Dokumentation des Verfahrens für die Kinnings Academy
- Die Einführung eines Fundraising-Prozesses
- Abbildung in Salesforce für Förderpartnerschaften und Kooperationen
- Verbesserte Reporting und Dashboards für noch detailliertere Auswertungen und Steuerung
- Weitere Optimierung der Drop-Down-Felder zur besseren Kategorisierung
Fazit: Von der Basis zur Erweiterung
Die Einführung von Salesforce war für die Kinnings Foundation ein bedeutender Schritt zur Professionalisierung. Durch die zentrale Verwaltung aller Prozesse spart das Team Zeit und kann neue Mitglieder effizienter einarbeiten.
Tipps aus den Erfahrungen der Kinnings Foundation:
- Zentrale Datenpflege ist ein Prozess: Die Einführung des „One Source of Truth“-Prinzips erforderte eine Verhaltensänderung im Team, die Zeit und konsequente Nutzung brauchte. Eine frühzeitige Klärung der Datenbasis war entscheidend, um von Anfang an eine hohe Datenqualität sicherzustellen.
- Anforderungen klar definieren: Denke in User Stories und Use Cases, um die Funktionen zielgerichtet anzupassen. Eine strukturierte Umsetzungsplanung mit klar definierten Rollen und Ressourcen erleichtert die Umsetzung und stellt sicher, dass die richtigen Prioritäten gesetzt werden.
- Iterative Umsetzung: Schritt für Schritt vorgehen – erste Nutzung schafft besseres Verständnis für das System und macht es einfacher, neue Anforderungen zu definieren. Die ersten Erfolge erleichtern die Erweiterung des Systems und sorgen für Akzeptanz im Team.
- Change-Management aktiv einplanen: Die Einführung eines neuen CRM-Systems ist nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Veränderung. Schulungen, Change-Management-Beratung und regelmäßige Webinare können helfen, das System langfristig in den täglichen Arbeitsroutinen zu verankern.
- Enge Abstimmung mit dem Umsetzungspartner: Eine kontinuierliche Kommunikation mit dem Implementierungspartner erleichtert die Priorisierung von Aufgaben und sorgt dafür, dass Herausforderungen frühzeitig erkannt und gelöst werden.
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Yourui Yeo
Senior Kund*innen Managerin
